Redaktion: Degenhardt Technologies · Stand 21. Oktober 2026
Von der Werkzeugliste zum Anwendungsfall
Eine Liste mit Produktnamen ist ein Anfang. Für eine fundierte Bewertung fehlen aber meist entscheidende Informationen. Dass ein Unternehmen einen bestimmten KI-Dienst nutzt, sagt noch nicht, ob damit Marketingtexte erstellt, Bewerbungen ausgewertet oder interne Dokumente zusammengefasst werden.
Diese Angaben helfen beim Einstieg
- Anwendung und Anbieter: Welches Tool und welcher Provider stehen hinter dem Einsatz?
- Bereitstellung: Welche konkrete Variante oder Umgebung wird verwendet?
- Zweck: Welche Aufgabe soll unterstützt werden?
- Verantwortung: Wer setzt die Anwendung ein und wer entscheidet über ihren Einsatz?
- Daten: Welche Kategorien von Informationen werden verarbeitet?
- Ergebnisse: Wofür werden Ausgaben genutzt und wer prüft sie?
- Bewertung und Entscheidung: Was wurde geprüft, welche Bedingungen gelten und wann ist eine erneute Prüfung erforderlich?
Gleiche Software, unterschiedliche Bewertung
Beispiel: Ein Team erstellt mit einem Textwerkzeug Entwürfe aus bereits veröffentlichten Informationen. Ein anderes Team möchte vertrauliche Vertragsunterlagen eingeben. Es handelt sich um dasselbe Werkzeug, aber nicht um denselben Anwendungsfall. Die Prüfung von Daten, Vertraulichkeit und organisatorischen Maßnahmen kann unterschiedlich ausfallen.
So wenig Daten wie nötig
Ein Verzeichnis soll die Anwendung beschreiben. Es muss nicht sämtliche Originalunterlagen enthalten. Benennen Sie Datenkategorien und legen Sie geeignete Nachweise ab, ohne unnötig personenbezogene oder vertrauliche Inhalte zu vervielfältigen. Wer welche Angaben sehen darf, gehört ebenfalls zur Gestaltung.
Pflege von Anfang an organisieren
Vereinbaren Sie, wer Änderungen meldet und wer die Angaben überprüft. Ein Datum ohne verantwortliche Person verhindert kein veraltetes Verzeichnis. Änderungen am Anbieter, an der technischen Bereitstellung oder am Zweck können eine neue Bewertung auslösen.
Diese Angaben sind eine praktische Arbeitshilfe und keine pauschal gesetzlich vorgeschriebene Feldliste für jedes Unternehmen. Der notwendige Umfang richtet sich nach Einsatz und Anforderungen.